M365 Gruppen – 5 häufig gestellte Fragen, einfach erklärt

Microsoft 365 (M365) Gruppen sind ein fester Bestandteil der Microsoft-Welt. Sie entstehen oft automatisch – zum Beispiel, wenn ein neues Team erstellt wird. Doch viele wissen nicht genau, was M365 Gruppen eigentlich sind, wie sie funktionieren oder worin sie sich von klassischen Gruppen unterscheiden.

In diesem Beitrag beantworten wir, mit einem praxisnahen Überblick, 5 häufig gestellt Fragen über M365 Gruppen – einfach und verständlich.

🎥 5 häufig gestellte Fragen zu M365 Gruppen beantworten wir auch in unserem Video:

1. Welche Gruppen gibt es in Entra ID?

Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) unterstützt verschiedene Gruppentypen, die sich grob in zwei Kategorien einteilen lassen:

Cloud-native Gruppen:

 Diese Gruppen werden direkt in Entra ID erstellt und verwaltet. Dazu zählen:

• Sicherheitsgruppen: Sie dienen primär zur Zuweisung von Berechtigungen für Ressourcen innerhalb von Microsoft-Diensten.
• Verteilergruppen (Distribution Groups): Diese Gruppen ermöglichen die Verteilung von E-Mails an mehrere Benutzer.
• E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen: Eine Kombination aus Sicherheits- und Verteilergruppen – mit E-Mail-Adresse und Berechtigungsfunktion.
• Dynamische Verteilergruppen: Hier werden Benutzer automatisch anhand von Attributen (z. B. Abteilung = „Vertrieb“) hinzugefügt oder entfernt.
• M365 Gruppen: Diese Gruppentypen kombinieren die Vorteile von E-Mail-Verteilerlisten, SharePoint, Teams und Kalender in einer einzigen, intelligenten Gruppierung.

Synchronisierte Gruppen:

Diese Gruppen stammen aus dem lokalen Active Directory und werden mittels Entra Connect in die Cloud synchronisiert. Es handelt sich dabei meist um klassische AD-Sicherheitsgruppen.

2. Was ist eine Microsoft 365 Gruppe?

Eine M365 Gruppe vereinfacht die Zusammenarbeit in Microsoft 365, indem sie Benutzer zusammenfasst und ihnen automatisch eine Reihe von Tools und Ressourcen zur Verfügung stellt. Sie eignet sich ideal für Projektteams, Abteilungen oder andere Arbeitsgruppen.

Was wird automatisch mit einer M365 Gruppe erstellt?

Wenn eine Microsoft 365 Gruppe erstellt wird, werden standardmäßig folgende Ressourcen automatisch bereitgestellt:

* Einige Ressourcen wie Planner und OneNote werden bei Bedarf (First-Use) automatisch angelegt.

Wozu dient die M365 Gruppe?

Sie regelt den Zugriff auf Microsoft 365-Ressourcen:

• Wer Mitglied der Gruppe ist, hat automatisch Zugriff auf alle verknüpften Inhalte – ohne zusätzliche Berechtigungsverwaltung.
• Ideal für Projektteams, Arbeitsgruppen oder Abteilungen, die gemeinsam an Dokumenten, Aufgaben oder Kommunikation arbeiten.

🔄 Unterschiede zu klassischen Gruppen:

Wichtig:
 M365 Gruppen können nicht verschachtelt werden – sie sind also nicht für hierarchische Berechtigungsmodelle geeignet wie klassische AD-Gruppen.

3. Wie wird eine M365 Gruppe erstellt?

M365 Gruppen können auf mehreren Wegen entstehen:

• Über das Microsoft 365 Admin Center oder das Entra ID Portal: Administratoren erstellen dort gezielt eine neue Gruppe.
• Über PowerShell: Für fortgeschrittene Nutzer bietet Microsoft zahlreiche Cmdlets zur automatisierten Erstellung.
• Automatisch durch Microsoft 365-Dienste wie Teams oder Outlook:
  Immer wenn ein Benutzer ein neues Microsoft Team erstellt, wird im Hintergrund automatisch eine M365 Gruppe erzeugt – inklusive SharePoint-Site und E-Mail-Adresse.

M365 Gruppen via Microsoft Teams anlegen

Via Microsoft Outlook, M365 Gruppen anlegen

Wenn eine M365 Gruppe an verschiedenen Orten erstellt werden kann, bedeutet das auch, dass sie von verschiedenen Personen erstellt werden kann: natürlich von der IT-Abteilung, aber auch von einem Manager oder einem Angestellten, z. B. über Teams.

Hier ist es nicht nur wichtig zu wissen, wo man M365 Gruppen erstellen kann, sondern auch, wer dazu berechtigt ist.

4. Ist es möglich, eine M365 Gruppe ohne ein zugeordnetes SharePoint zu erstellen?

Offiziell ist jede M365 Gruppe mit einer SharePoint-Teamwebsite verknüpft. Das gehört zum Konzept der ganzheitlichen Zusammenarbeit – ob die Site aktiv genutzt wird oder nicht, spielt keine Rolle.

Wer gezielt eine Gruppe ohne SharePoint benötigt, kann alternativ auf andere Gruppentypen zurückgreifen:

• E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen (für E-Mail und Berechtigungen)
• Verteilergruppen (für reine E-Mail-Kommunikation)

Achtung: Diese Alternativen bieten nicht den vollen Funktionsumfang von M365 Gruppen und sind keine gleichwertigen Ersatzlösungen.

Mit PowerShell lässt sich die Einrichtung von SharePoint-Elementen in Ausnahmefällen verzögern oder umgehen – dies ist aber nicht der reguläre Weg und wird nicht von Microsoft empfohlen.

5. Können AD-Gruppen in M365 Gruppen umgewandelt werden?

Nein – eine direkte Umwandlung ist nicht möglich, da M365 Gruppen ein eigenständiger Cloud-Gruppentyp sind, der sich funktional deutlich von klassischen AD-Sicherheitsgruppen unterscheidet.

ABER es gibt eine effiziente Lösung für hybride Umgebungen:

DynamicSync – Automatische Synchronisation von Gruppenmitgliedschaften

Mit unserer Softwarelösung DynamicSync synchronisieren Sie Ihre AD Gruppen in M365 Gruppen. Ändern Sie die Gruppenmitgliedschaften einer AD-Gruppe, aktualisiert sich in regelmäßigen Intervallen die M365 Gruppe. 

DynamicSync Vorteile:

• Klassische AD-Gruppen Mitglieder automatisch in M365 Gruppen übernehmen
• Gruppen dynamisch synchronisieren, ohne manuelle Pflege
• Include-/Exclude-Listen nutzen
• Individuelle Zeitsteuerung einstellen

DynamicSync Demo buchen

Fazit

M365 Gruppen bieten viele Vorteile, insbesondere bei der Nutzung von Teams, SharePoint und Outlook. Dennoch unterscheiden sie sich deutlich von klassischen Gruppenstrukturen – insbesondere durch fehlende Verschachtelung und enge Verzahnung mit Microsoft-Diensten.

Für Unternehmen mit hybrider Umgebung oder automatisierten Anforderungen lohnt sich der Einsatz von Tools wie DynamicSync, um auch bestehende AD-Strukturen mit der Microsoft Cloud optimal zu verknüpfen.

❓Haben Sie noch weitere Fragen rund um M365 Gruppen, Microsoft 365 oder Identity & Access Management?
Dann senden Sie uns gern Ihre Fragen – vielleicht greifen wir sie in einem unserer nächsten Videos oder Artikel auf. 😉

Fragen stellen

Über die FirstAttribute AG

Die FirstAttribute ist ein unabhängiges Cloud Service- und Software-Unternehmen mit Schwerpunkt Identity & Access Management (IAM) für AD und M365/Azure AD.

DynamicGroup ist seit vielen Jahren ein beliebtes Tool für AD Administratoren, um Gruppenmitgliedschaften im AD koordiniert und sicher zu verwalten. Die Anwendung ist weltweit bei Unternehmen unterschiedlichster Branchen im Einsatz. Kontinuierliche Updates sorgen dafür, dass die Anwendung den wachsenden Anforderungen in der IT gerecht bleibt und genau das tut, was sie verspricht.

Sie erfahren mehr über unser Team unter Unternehmen.